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Informationen
Bei den Beglaubigungsverfahren Apostille und Legalisation wird lediglich die formelle Echtheit des Dokumentes beurkundet, nicht deren inhaltliche Richtigkeit. Es gilt also im internationalen Urkundenverkehr auch sicherzustellen, dass die Urkunden zur Vorlage im Ausland, sowohl von der dafür zuständigen Stelle ausgestellt, aber ebenso inhaltlich richtig sind.
Beachten Sie bitte, dass bei den oben genannten Beglaubigungsverfahren immer die Unterschrift des jeweiligen Beamten beglaubigt wird. Die Dokumente müssen darum grundsätzlich unterschrieben sein, wenn diese beglaubigt werden sollen. Dies gilt vor allem bei Handelsregisterauszügen zu beachten, welche in der Regel ohne Unterschrift ausgestellt werden. Auf Verlangen werden die Handelsregisterauszüge beim Amtsgericht unterschrieben.
Es gibt neben den internationalen Regelungen zur Beglaubigung auch zwischenstaatliche Abkommen, welche die Beglaubigung mancher oder aller Arten von Urkunden entbehrlich machen. Weitere Informationen finden Sie unter Befreiung von Legalisation und Apostille.
Für welches Land Sie welche Art der Beglaubigung benötigen, können Sie den Informationen der jeweiligen Länder in der Länderliste entnehmen.
Sie finden untenstehend Informationen zu folgenden Themen:
- Dokumente die beglaubigt werden können
- Legalisation
- Apostille
- Befreiung von der Apostille und Legalisation
- Alter der zu beglaubigenden Dokumente
- Übersetzungen
Dokumente die beglaubigt werden können
Es können lediglich öffentliche Urkunden von Behörden mit der Apostille beglaubigt, bzw. von den Auslandsvertretungen legalisiert werden. Um öffentliche Urkunden handelt es sich z.B. bei Personenstandsurkunden, gerichtlichen und notariellen Urkunden, Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden.
Zu den privaten Urkunden gehören etwa das eigenhändige Testament, formlose Kaufverträge oder Vollmachten. Um private Urkunden mir der Apostille, bzw. der Legalisation beglaubigen lassen zu können, müssen diese durch einen Notar beurkundet werden, wodurch eine öffentliche Urkunde entsteht.
Legalisation
Urkunden werden in Ländern, welche nicht Mitgliedstaaten des Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05.10.1961 (Haager Übereinkommen) sind, nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit durch die zuständige konsularische Vertretung des betreffenden Staates im Land der Ausstellung der Dokumente bestätigt worden ist (Legalisation).
Die Vertretungen der ausländischen Staaten verlangen im Allgemeinen zuvor eine Über-, manchmal auch zusätzlich eine Endbeglaubigung der Dokumente durch die zuständigen Behörden. Die Vorgaben der Auslandsvertretungen bezüglich der Art der Über- und Endbeglaubigung durch die deutschen Behörden sind von Land zu Land unterschiedlich.
Ob für Ihr Dokument die Legalisation erforderlich ist, können Sie der Länderliste entnehmen.
Apostille
Die Apostille hat das Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05.10.1961 (Haager Übereinkommen) zur Grundlage und ist eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung.
Die Vorbeglaubigung durch die entsprechenden Behörden und die anschließende Legalisation durch die entsprechende konsularische Vertretung entfallen. Es wird lediglich die Apostille von der zuständigen Behörde ausgestellt.
Sie tritt nur bei den Staaten die das oben erwähnte Übereinkommen unterzeichnet haben an die Stelle der Legalisation.
Ob für Ihr Dokument die Legalisation oder Apostille die erforderliche Beglaubigungsart ist, können Sie der Länderliste entnehmen.
Befreiung von der Apostille und Legalisation
Es gibt bilaterale Abkommen zwischen einzelnen Staaten, wonach bestimmte oder alle Urkunden von der Legalisation und der Apostille befreit sind.
Ob Ihre Urkunden von Beglaubigungen befreit sind, können Sie den jeweiligen Informationen über das Land, in dem Sie Ihre Urkunden verwenden möchten entnehmen - siehe Länderliste.
Alter der zu beglaubigenden Dokumente
In Deutschland werden z.B. Urkunden der Verwaltungsbehörden von den zuständigen Behörden und somit auch von den Konsularischen Vertretungen lediglich dann beglaubigt, bzw. legalisiert, wenn diese maximal sechs Monate nach Ausstellungsdatum vorgelegt werden. Es gibt allerdings auch durchaus Ausnahmen, wie z.B. bei Schulzeugnissen oder Gerichtsurteilen.
In Großbritannien und den USA z.B. ist dies anders geregelt. Wir empfehlen Ihnen daher uns diesbezüglich zu kontaktieren.
Übersetzungen
Bei Übersetzungen von Dokumenten ist Vorsicht geboten, da manche Länder zusätzlich zur Beglaubigung der Urkunde, die Beglaubigung der Übersetzung verlangen.
Wenn Sie die Dokumente in dem Land übersetzen lassen, in welchem Sie die Unterlagen vorlegen werden, können Sie sich sicher sein, dass die Übersetzungen akzeptiert werden.